La gestione delle trasferte aziendali e l’uso dei veicoli personali per motivi di lavoro rappresentano aspetti fondamentali dell’organizzazione aziendale moderna. In questo contesto, il rimborso chilometrico ACI costituisce uno strumento essenziale per calcolare correttamente quanto spetta ai dipendenti che utilizzano i propri mezzi per finalità lavorative.
Le tabelle ACI 2025, recentemente pubblicate sulla Gazzetta Ufficiale, offrono il riferimento ufficiale per determinare questi valori. Questo articolo esplora in dettaglio cosa sia il rimborso chilometrico, come si calcola utilizzando le tabelle ACI e quali implicazioni fiscali comporta sia per i dipendenti che per le aziende.
Cos’è il Rimborso Chilometrico ACI e come funziona
Il rimborso chilometrico ACI rappresenta l’indennità che un’azienda corrisponde ai propri dipendenti o collaboratori quando questi utilizzano un veicolo personale per trasferte di lavoro.
Questo sistema di compensazione è progettato per coprire non solo il costo del carburante, ma anche l’usura del veicolo, le manutenzioni ordinarie e straordinarie, l’ammortamento, le spese assicurative e la tassa automobilistica. Si differenzia dal semplice rimborso spese, che invece viene erogato quando il lavoratore utilizza mezzi di trasporto pubblici e presenta i relativi titoli di viaggio come giustificativi.
L’Automobile Club d’Italia (ACI) pubblica annualmente delle tabelle ufficiali che stabiliscono il valore del chilometro percorso in base a diversi parametri, come:
- Modello del veicolo
- Tipo di alimentazione (benzina, gasolio, GPL, metano, ibrido o elettrico)
- Potenza del motore.
Queste tabelle, approvate dal Ministero delle Finanze, entrano in vigore il 1° gennaio dell’anno successivo alla loro pubblicazione e costituiscono il riferimento ufficiale per calcolare i rimborsi chilometrici in modo standardizzato e fiscalmente corretto.
Per il 2025, le tabelle ACI sono state pubblicate sulla Gazzetta Ufficiale numero 304 del 30 dicembre 2024, nel supplemento ordinario n. 42
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Le Tabelle ACI 2025: struttura e classificazione
Le tabelle ACI presentano una struttura articolata che classifica i veicoli in diverse categorie per facilitare l’individuazione del costo chilometrico appropriato. La classificazione segue un formato standardizzato che considera le motorizzazioni, le marche e i modelli, suddividendo inoltre i veicoli tra quelli in produzione e quelli fuori produzione.
Le principali categorie presenti nelle tabelle ACI 2025 includono:
- Autoveicoli a benzina in produzione
- Autoveicoli a gasolio in produzione
- Autoveicoli a benzina-GPL in produzione
- Autoveicoli ibrido-benzina in produzione
- Autoveicoli ibrido-gasolio in produzione
- Autoveicoli ibridi plug-in in produzione
- Autoveicoli elettrici in produzione
- Autoveicoli a benzina fuori produzione
- Autoveicoli a gasolio fuori produzione
- Autoveicoli a benzina-GPL, benzina-metano e metano esclusivo fuori produzione
- Autoveicoli ibrido-benzina fuori produzione
- Autoveicoli ibrido-gasolio fuori produzione
- Autoveicoli ibridi plug-in fuori produzione
- Autoveicoli elettrici fuori produzione
- Motoveicoli
- Autocaravan
Per ciascuna categoria, le tabelle riportano informazioni dettagliate come marca, modello, serie, costo chilometrico ogni 15.000 km e il fringe benefit annuale, con la percentuale applicabile in base alle emissioni di CO2 del veicolo.
Questa struttura consente di identificare con precisione il costo chilometrico di uno specifico veicolo, elemento fondamentale per il calcolo del rimborso.
Chi ha diritto al Rimborso Chilometrico
Il rimborso chilometrico spetta a diverse categorie di lavoratori che utilizzano il proprio veicolo per trasferte lavorative. Tra questi figurano dipendenti, amministratori, soci e personale esterno legato all’azienda da contratti di collaborazione, anche occasionale.
Per avere diritto al rimborso chilometrico, devono verificarsi contemporaneamente tre condizioni:
- Il lavoratore deve utilizzare un proprio mezzo di trasporto (auto, moto o altro veicolo personale)
- Il mezzo deve essere utilizzato per una trasferta di lavoro autorizzata dall’azienda
- La trasferta deve essere adeguatamente documentata, specificando data, destinazione, chilometri percorsi e motivo dello spostamento.
Nota 👉🏻 È importante sottolineare che se la trasferta avviene all’interno del comune della sede di lavoro, il rimborso potrebbe essere soggetto a tassazione, mentre per trasferte al di fuori del comune, il rimborso è generalmente esente da imposte.
Come calcolare il Rimborso Chilometrico con le Tabelle ACI
Il calcolo del rimborso chilometrico utilizzando le tabelle ACI è un processo relativamente semplice che richiede pochi passaggi fondamentali.
Prima di tutto, è necessario identificare nelle tabelle il modello specifico del veicolo utilizzato, considerando marca, modello e tipo di alimentazione.
Una volta individuato il costo chilometrico corrispondente, basta moltiplicarlo per il numero di chilometri effettivamente percorsi durante la trasferta di lavoro.
Esempi pratici:
- Un dipendente percorre 500 km con una Ford Puma Hybrid. Se il costo è di 0,5819 €/km, il rimborso sarà: → 0,5819 € x 500 km = 290,95 €
- Altro caso: una Jeep Cherokee 2.2 MTJ 194CV diesel su 50 km, con costo chilometrico di 0,7488 €: → 0,7488 € x 50 km = 37,44 €
Il Rapporto “Emburse Captio 2024” segnala che la media italiana nel 2023 era di 0,21 €/km, ma i valori possono oscillare molto in base al tipo di veicolo e alla politica interna dell’azienda.
Rimborso Chilometrico e Fringe Benefit: due utilizzi delle tabelle ACI
Le tabelle ACI non servono solo per calcolare il rimborso chilometrico, ma sono utilizzate anche per determinare il valore del fringe benefit per l’uso promiscuo delle auto aziendali. Sebbene entrambi i calcoli utilizzino le stesse tabelle, la metodologia e le implicazioni fiscali sono diverse.
Calcolo del Fringe Benefit
Le stesse tabelle sono usate anche per determinare il valore del fringe benefit legato all’uso promiscuo delle auto aziendali (cioè per uso lavorativo e privato).
Come si calcola:
- Si prende il costo chilometrico del veicolo e lo si moltiplica per 15.000 km.
- Al valore ottenuto si applica una percentuale, che varia secondo l’alimentazione:
- 50% per benzina, diesel, GPL
- 10% per veicoli elettrici o a basse emissioni (sotto i 60 g/km di CO2)
Questi importi vengono considerati come reddito in natura e sono soggetti a tassazione per il dipendente.
Aspetti fiscali del Rimborso Chilometrico
Se il rimborso è calcolato correttamente usando le tabelle ACI e riguarda trasferte extra-comunali, non è tassato per il dipendente e è interamente deducibile per l’azienda. Diverso il caso delle trasferte intra-comunali, che possono generare imponibile fiscale ed essere soggetti a tassazione. Per questo è fondamentale documentare in modo accurato ogni trasferta.
Come richiedere il Rimborso Chilometrico
Il processo di richiesta del rimborso chilometrico segue generalmente una procedura standardizzata che varia in base alle politiche aziendali. Dopo aver completato la trasferta, il lavoratore deve presentare una richiesta di rimborso documentando accuratamente la percorrenza e fornendo tutte le informazioni necessarie sul veicolo utilizzato, come tipo e modello.
La documentazione richiesta solitamente include:
- Data e motivo della trasferta
- Destinazione e percorso seguito
- Chilometri totali percorsi
- Dettagli del veicolo utilizzato (marca, modello, tipo di alimentazione)
- Eventuale documentazione aggiuntiva richiesta dalla politica aziendale
Questa richiesta viene poi verificata e approvata dal reparto Risorse Umane per essere inclusa nella busta paga del mese successivo.
Strumenti utili per il calcolo del Rimborso Chilometrico
Oltre alle tabelle ACI ufficiali, esistono diversi strumenti online che possono facilitare il calcolo del rimborso chilometrico:
- ViaMichelin: permette di inserire percorso e tipo di veicolo per stimare il rimborso.
- Software di gestione spese: molte aziende utilizzano piattaforme integrate con le tabelle ACI per automatizzare i calcoli.
Consigli pratici per aziende e dipendenti
- Per le aziende: definire una policy chiara sul rimborso, specificando criteri, documenti richiesti e tempi di liquidazione.
- Per i dipendenti: tenere traccia precisa delle trasferte e consultare le tabelle ACI per sapere a quanto si ha diritto.
Aggiornarsi ogni anno è essenziale: le modifiche fiscali o i cambiamenti nei valori delle tabelle possono incidere sul rimborso.
In conclusione
Il rimborso chilometrico ACI è uno strumento pratico, equo e fiscalmente vantaggioso per chi utilizza il proprio veicolo a scopi lavorativi. Le tabelle ACI 2025 offrono un punto di riferimento chiaro e aggiornato per aziende e lavoratori. Comprendere bene questo meccanismo significa poter gestire con maggiore consapevolezza e precisione ogni trasferta, ottimizzando tempi, costi e risorse.